Schnittstellen

Wie Schnittstellen Online-Shops mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen verbinden

Veröffentlicht am von Lisa_Sakowski
Datenflüsse zwischen Online-Shop, Middleware und ERP/WaWi
15
Okt.

Wie Schnittstellen Online-Shops mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen verbinden

Die reibungslose Integration von Online-Shops (z. B. WooCommerce) mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen ist der Schlüssel zu skalierbaren Prozessen. Sie vermeidet Doppelpflege, reduziert Fehler und liefert Echtzeit-Transparenz in Lager, Bestellungen, Rechnungen und Versand.

Warum die Verbindung wichtig ist

  • Automatisierung: Artikel-/Bestands-Sync, Order-Pushing, Tracking-Rückmeldungen.
  • Echtzeit-Daten: korrekte Bestände & Preise im Shop, korrekte Kunden-/Belegdaten im ERP.
  • Weniger Fehler: einheitliche Datenquelle, weniger Copy-&-Paste.
  • Bessere CX: schnelle Auftragsabwicklung, verlässliche Lieferzeiten.

Integrationsarten (Patterns)

  1. Direkte API-Integration: Shop ↔ ERP via REST/GraphQL/SOAP. Ideal bei guten APIs, niedriger Latenz, klaren Verantwortlichkeiten.
  2. Middleware/iPaaS: n8n, Make, Zapier, Celigo o. ä. als vermittelnde Schicht (Mapping, Regeln, Monitoring).
  3. Datei-basiert (CSV/EDI/SFTP): bewährt, wenn Systeme keine modernen APIs bieten. Mit robustem Importer & Delta-Erkennung.

Typische Datenflüsse

  • Stammdaten → Shop: Produkte, Varianten, Kategorien, Preise, Steuern, Attribute.
  • Lager/Verfügbarkeit → Shop: Bestände, Lieferzeiten, Sperrlager.
  • Aufträge → ERP: Bestellungen, Zahlstatus, Kundendaten, Positionen, Gutscheine.
  • ERP → Shop (Rückkanal): Tracking-IDs, Rechnungsnummern, Stornos/Retouren, Status.

Datenmapping (Beispiel)

Shop-Feld ERP-Feld Hinweis
SKU Artikelnummer eindeutiger Schlüssel für Sync/Upserts
price / sale_price VK-Preis / Aktionspreis inkl. MwSt? Steuerschlüssel abgleichen
stock_quantity Lagerbestand Reservierungen/Teillieferungen berücksichtigen
attributes Merkmale Variantenbildung & Filter
order_id Belegnummer idempotente Übergabe (externes_ref-Feld)

APIs, Webhooks & Jobs

  • Webhooks (Shop → ERP): On-Order-Created/Updated, On-Product-Updated. Vorteil: Ereignisgetrieben, geringe Latenz.
  • Pull/Push-Jobs (ERP → Shop): periodische Bestands/Preis-Updates (z. B. alle 5–15 Min.).
  • Auth: OAuth2, API-Keys, Basic (nur wenn nötig). Endpunkte whitelisten, Ratenlimits beachten.

Beispiel: WooCommerce Bestellung per Webhook

{
  "id": 12345,
  "status": "processing",
  "currency": "EUR",
  "total": "79.90",
  "line_items": [
    {"sku":"ABC-123","quantity":2,"total":"59.90"},
    {"sku":"DEF-456","quantity":1,"total":"20.00"}
  ],
  "billing": {"email":"kunde@example.com","first_name":"Max","last_name":"Muster"},
  "shipping_lines":[{"method_title":"DHL","total":"4.90"}]
}

Beispiel: Bestands-Update in WooCommerce (REST)

// PUT /wp-json/wc/v3/products/<id>
// body: { "stock_quantity": 25, "manage_stock": true, "stock_status": "instock" }

Fehlerhandling & Betriebsfestigkeit

  • Idempotenz: externe Referenzen (z. B. external_id) nutzen; doppelte Orders vermeiden.
  • Retries mit Backoff: 429/5xx wiederholen; Dead-Letter-Queue für manuelle Klärung.
  • Validierung: Pflichtfelder, Nummernformate, Steuercodes, USt-IDs prüfen.
  • Observability: Request-Logs (ohne sensible Daten), Metriken, Alarmierung bei Fehlerraten.

Sicherheit & Compliance

  • Transport: TLS-erzwungen, IP-Allowlists, HMAC-Signaturen für Webhooks.
  • Rechte: schmaler API-Scope (least privilege), Rotationspläne für Secrets.
  • DSGVO: Auftragsverarbeitungsvertrag, Lösch-/Sperrkonzepte, Datensparsamkeit.

Werkzeuge & Bausteine (Auswahl)

  • WooCommerce Core: REST-API, Webhooks, Produkt/Order-Endpunkte.
  • Datei-basierter Sync: WP All Import/Export (CSV/XML), eigene CRON-Jobs.
  • Middleware/iPaaS: n8n, Make, Zapier (Shop-Trigger ↔ ERP-Aktion).
  • ERP-Konnektoren: je nach System (z. B. Xentral, weclapp, JTL, Billbee, plentymarkets) die nativen APIs nutzen.

Implementierungsfahrplan (kurz)

  1. Zieldefinition: Welche Flüsse? Welche Latenz? Wer ist führend (Preis/Bestand)?
  2. Mapping & Regeln: SKU-Strategie, Steuern, Varianten, Rundung, Statusmatrix.
  3. Prototyp: 1–2 Flüsse (z. B. Order-Webhook → ERP, Bestand ← ERP).
  4. Hardening: Fehlerpfade, Idempotenz, Monitoring, RBAC, Backups.
  5. Go-Live & Betrieb: Metriken, Alerting, Änderungsmanagement.

Fazit: Mit sauberem Mapping, robusten APIs/Webhooks und klaren Betriebsregeln wird die Shop-ERP-Integration stabil, schnell und skalierbar.